Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshahdsamarar og leiarar

Arkivtenesta har ansvar for å;

  • motta, åpne, sortere, og skanne all inngåande post.
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt.
  • kontrollera forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
  • kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer.
  • journalføre eigenproduserte dokument.
  • frankera utgåande post.

Sakshandsamer har ansvar for å;

  • Levere personleg adressert post, til sentralarkiv for journalføring overføra e-postar til egne saker.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.
  • Kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
  • All dokumentproduksjon i eit fagsystem (WebSak Fokus,CosDoc,InfoDok, Visma o.l.)
  • Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
  • Levere fysiske kopiar til sentralarkivet av alle egenproduserte dokument (ikkje sakarkiv og personalarkiv).
  • Utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering.
  • Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomføre offentleghetsvurdering.
  • sjå til at restanselister vert følgd opp.
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
Laster...