Jf. riksarkivarens forskrift §1-1 (2) b skal kommunen sin arkivplan innehalde rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. forskrift om offentlege arkiv § 12. 

Det interne regelverket skildrar når ei oppgåve skal utførast, korleis denne skal utførast og kven (rolla) som har ansvar for dei ulike delane i oppgåveprosessen.

Modalen kommune har valt å nytte KF Kvalitetsstyring (KF Kvalitet), som verktøy for kommunen sin internkontroll. I KF Kvalitet finn ein alle rutinar, instruksar og retningslinjer kommunen nyttar. Jf. Modalen kommune sitt årshjul vert desse oppdatert kvar år i januar. Dette er godt innarbeid i kommunen, både hjå leiinga og tilsette.

Kommunen vel difor å nytte KF Kvalitet som verktøy for å ha ei samla oversikt over kommunen sine rutinar, instruksar og retningslinjer jf. forskrift om offentlige arkiv § 4.

Arkivtenesta sine rutinar, instruksar og retningslinjer vil også bli skildra i arkivplanen, men KF Kvalitet er det verktøyet dei tilsette i kommunen nyttar. Ved revisjon i KF Kvalitet vil utgåtte rutinar osb. takast ut av verktøyet og arkiverast i kommunen sitt arkivsystem. Med jamne mellomrom vil historikken i KF Kvalitet også arkiverast i kommunen sitt arkivsystem. Det er arkivleiar i kommunen sitt ansvar å følgje dette opp.

Om ein har spørsmål kring dette ta kontakt med leiar for kundetorget.