Virkeområde

Modalen kommunen er etter § 18 i forskrift om offentlege arkiv skal kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine.

I arkivdepotet skal arkiva bevarast for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk. Arkivdepotet skal føre register over arkiva og tilvekst, og halde oversyn og kontroll

med arkivbestanden. 

Kommune har vedteke fylgjande ordning for avlevering og handtering av avslutta arkivmateriale i depot:

Kommunen har med heimel i forskrift om offentlege arkiv § 18 gjort vedtak om overføring av depotoppgåver til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKA Hordaland). Vedtaket gjeld både papirarkiv og elektronisk arkiv og vert regulert av 3 avtaler; selskapsavtale, depotavtale og oppdragsavtale.

Ved avlevering til depot hos IKA Hordaland vert ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til IKA Hordaland.

Kommunen har framleies eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet vert teke vare på i samsvar med arkivlova § 6. Kommunen v/rådmannen, eller den som er delegert ansvaret, er og behandlingsansvarleg etter lov om personopplysningar for kommunen sine personregistre. IKA Hordaland er å rekne som ein ekstern databehandlar.

Jf. vedtatt oppdragsavtale nyttar også Modalen kommune IKA Hordaland som borsettingsarkiv for einskilde papirarkiv.

Oversikt over arkiva Modalen kommune har avlevert til IKA Hordaland finn ein i arkivplanen under - Deponerte og bortsatte arkiv avlevert til IKA Hordaland

IKA Hordaland sitt ansvar jf. avtaler;

Jf. depotavtala (av 1. januar 2014) har IKA Hordland ansvar for;

• Å oppbevare og betene kommunen sine ferdig ordna arkiv uavhengig av format (både papir og digitale system) jf. lov og forskrift
  • At arkiva er oppbevart i godkjente lokale
  • Føre register over bestand og tilvekst
  • Betna arkiv i samband med førespurnader frå arkiveigar (Modalen kommune) og/elle publikum
  • Legge til rette for tilbakelån av avlevert arkivmateriale
  • Legge til rette for tilgang til arkivmaterialet på lesesal jf. gjeldande lover og forskrifter
  • Utarbeide rutinar, retningslinjer og instruksar for korleis arkiv, både papir og digitalt, skal organiserast før avlevering til IKA Hordaland
  • Gje kommunen rettleiing i handsaming av arkivmaterial før avlevering til IKA Hordaland

Jf. oppdragsavtaler (av 10. desember 2018) har IKA Hordaland ansvar for;

• Ordne arkiv jf. lov og forskrift frå perioden 1993 – 2014
• Utarbeide bevaring- og kassasjonsplan for perioden 1993-2014
• Utarbeide arkivkatalog for alt arkivmaterialet kommunen har avlevert til IKA Hordaland