Formål:

Modalen kommune ønskjer å periodisere jf. riksrkivarens forskrift kapittel 4 (§§ 4-1 - 4-6) kvart 4. år i samband med kommuneval. Dette gjer kommunen for å få ei god kvalitetssikring av arkiva sine og slik sikre god framfinning av dokumentasjon for notid og framtid. Periodisering er ei kontrollert og systematisk overføring av uaktuelle saker frå dagleg arkiv til bortsettingsarkiv. Periodeskille føregår vanlegvis på to måtar - skarpt skille eller skille med overgangsperiode. Dette vil variere mellom dei ulike arkiva og kva som er grunnlag for periodedeling.

Ansvar og mynde:

Arkivtenesta, ved avdelingsleiar for Kundetorget, er ansvarleg og har mynde til å gjennomføre periodiseringar av arkiva.

Saksarkiv / Emnearkiv

Ved inngang til ny valperiode (kvart 4. år) skal det nyttast skille med overgangsperiode på 1 år. Neste periodisering er 2023.

I journalsystem basert på Noark 5 standard skal framgangsmåte for periodedeling frå leverandøren fylgjast. Periodeskilje i journalsystemet skal gjerast parallellt med det fysiske periodeskiljet

• Rutinar for saksavslutning må vere fylgde i perioden
• Når D er sett for det fysiske arkivet skal den tilsvarande arkivdelen journalsystemet få arkivstatus O (overlapping).
• Det skal samtidig opprettast ein arvtakar med status A (Aktiv). Arkivsystemet vil ikkje opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knyta dei til arvtakaren.
• Dei sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokument i overlappingsperioden, er aktive saker og vil automatisk verta overført til arvtakar.
• Når overlappingsperioden er slutt, skal den gamle arkivdelen få status B (bortsett) og klargjerast for depotuttrekk.

I samband med større endringar i journalen (ny arkivnøkkel, nytt journalsystem) eller i arkivorganiseringa skal det settajst skarpt skilje i saksarkivet. Framgangsmåten for slike skilje er

• Dato for periodeskilje D skal setjast og nytt saksarkiv klargjerast
• Alle dokument skal avskrivast og alle saker avsluttast uavhengig om dei framleis er under handsaming
• Nye saker eller saker som held fram skal opprettast i nytt arkiv med nye saksmapper
• Det skal lagast kryssreferansar mellom gamal og ny saksmappe.
• Gamal saksmappe kan lånast ut og leggast ved ny saksmappe til saka er endeleg avslutta

I journalsystem basert på Noark 5 standard skal framgangsmåte for periodedeling frå leverandøren fylgjast. Periodeskilje i journalsystemet skal gjerast paralellt med det fysiske periodeskiljet

• Rutinar for saksavslutning må vere fylgde i perioden
• Når D er sett for det fysiske arkivet skal den tilsvarande arkivdelen journalsystemet få arkivstatus U (uaktuell)
• Det skal samtidig opprettast ein arvtakar med status A (Aktiv). Arkivsystemet vil ikkje opprette nye saker i den arkivdelen som har status U, men automatisk knytte dei til arvtakaren.
• Den gamle arkivdelen med status U kan klargjerast for depotuttrekk

Objektarkiv / Spesialarkiv

Objektarkiva skal periodiserast einskildvis etter ei individuell vurdering. Det er viktig å ta omsyn til at sakene i objektarkivet kan vere aktuelle sjølv om dei har vore avslutta i lang tid.

Fysiske objektarkiv skal periodiserast på følgjande møte

• Det aktive arkivet skal speglast i eit bortsetjingsarkiv med tilsvarande objekt
• Avslutta saker eller objekt skal overførast straks eller årleg
• Når objektarkivet skal avleverast skal bortsetjingsarkivet og det aktive arkivet slåast saman

I journalsystem basert på Koark. Noark 4 og Noark 5  skal ein la journalperioden gå over fleire fysiske arkivperiodar. Følgjande framgangsmåte skal nyttast

• Rutinar for saksavslutning må vere fylgde i perioden
• Det skal lagast referanse i journalen for alle saker som er flytta til bortsetjing